Chữ ký số cá nhân là gì? A-Z về Quy định, lợi ích & cách đăng ký

1. Chữ ký số cá nhân là gì?

Về bản chất, chữ ký số cá nhân là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa, có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay. Chữ ký số đóng vai trò xác thực danh tính của người dùng trên các văn bản và giao dịch điện tử, đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ của dữ liệu.

Ví dụ, trước đây khi ký một hợp đồng, bạn phải in ra giấy, ký tên rồi gửi chuyển phát. Bây giờ, với chữ ký số, bạn chỉ cần mở file hợp đồng trên máy tính, dùng chữ ký số để "ký" trực tiếp lên đó rồi gửi qua email. Chữ ký số này sẽ chứng minh với bên còn lại rằng chính bạn là người đã ký vào hợp đồng đó, và nó có giá trị pháp lý y hệt như chữ ký tay của bạn.

2. Lợi ích của chữ ký số cá nhân

Việc trang bị chữ ký số cá nhân mang lại ba nhóm lợi ích cốt lõi, tạo nên một nền tảng vững chắc cho các hoạt động của bạn trên không gian mạng.

Về mặt pháp lý:

• Giá trị tương đương chữ ký tay: Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số cá nhân an toàn có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay. Mọi văn bản, hợp đồng được ký bằng chữ ký số đều có giá trị ràng buộc như văn bản giấy.
• Tính chống chối bỏ: Đây là đặc tính quan trọng nhất. Một khi đã ký, bạn không thể phủ nhận hành vi ký của mình, vì hệ thống đã ghi lại bằng chứng không thể chối cãi, bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch.

Về mặt tiện ích:

• Tiết kiệm thời gian, chi phí: Loại bỏ hoàn toàn các quy trình thủ công như in ấn, đi lại, chuyển phát giấy tờ. Mọi thao tác đều được thực hiện trực tuyến chỉ trong vài phút.
• Linh hoạt tối đa: Phá vỡ mọi rào cản về địa lý và thời gian. Bạn có thể ký tài liệu mọi lúc, mọi nơi, dù đang ở nhà, văn phòng hay đang đi du lịch, chỉ với một thiết bị có kết nối internet.

Về mặt bảo mật: Chữ ký số đảm bảo các yếu tố bảo mật quan trọng: tính toàn vẹn (giúp tài liệu không bị sửa đổi sau khi ký), tính xác thực (đảm bảo chỉ có bạn mới có thể thực hiện việc ký), và công nghệ mã hóa mạnh (dựa trên nền tảng hạ tầng khóa công khai PKI phức tạp, gần như không thể giả mạo).

3. Quy định pháp lý quan trọng về chữ ký số cá nhân

Để sử dụng chữ ký số an toàn và đúng luật, bạn cần nắm vững các quy định pháp lý cốt lõi được nêu trong Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Về giá trị pháp lý: Chữ ký số cá nhân an toàn có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay. Văn bản điện tử được ký bằng chữ ký số hợp lệ là bằng chứng không thể chối cãi trước pháp luật.

Về nghĩa vụ của người ký:

• Bảo mật khóa bí mật: Bạn có nghĩa vụ quan trọng nhất là phải tự quản lý và bảo vệ an toàn khóa bí mật (mã PIN, thiết bị...). Mọi giao dịch phát sinh từ chữ ký số của bạn đều được coi là do bạn thực hiện.
• Thông báo kịp thời: Phải báo ngay cho nhà cung cấp khi mất thiết bị hoặc nghi ngờ lộ thông tin để khóa chứng thư số khẩn cấp.

Các hành vi bị nghiêm cấm: Pháp luật nghiêm cấm các hành vi như trộm cắp, mạo danh, sử dụng trái phép chữ ký số của người khác; cung cấp thông tin sai sự thật để đăng ký; hoặc sử dụng chứng thư số đã hết hạn.

Để tìm hiểu chi tiết và cụ thể về các quy định, bạn có thể truy cập tại bài viết “quy định về chữ ký số cá nhân”.

4. Những ứng dụng quan trọng nhất của chữ ký số cá nhân

Chữ ký số cá nhân có tính ứng dụng cao trong nhiều lĩnh vực của đời sống và công việc:

• Kê khai, quyết toán Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN): Đây là ứng dụng phổ biến nhất, giúp bạn tự quyết toán thuế tại nhà thông qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế mà không cần đến cơ quan thuế.
• Sử dụng Dịch vụ công trực tuyến: Là "chìa khóa" để thực hiện các thủ tục hành chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, VssID (Bảo hiểm xã hội) như xin cấp đổi giấy phép, kê khai BHXH, làm thủ tục hộ tịch...
• Ký kết Hợp đồng điện tử: Ký các loại hợp đồng như hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng thuê nhà... với đối tác ở bất kỳ đâu, giúp đẩy nhanh tiến độ công việc.
• Giao dịch Ngân hàng - Chứng khoán: Xác thực các giao dịch chuyển tiền có giá trị lớn, ký hợp đồng vay vốn, hoặc xác thực các lệnh đặt mua/bán cổ phiếu, bảo vệ an toàn cho tài sản của nhà đầu tư.
• Ký các văn bản, tài liệu trong công việc: Đối với các cá nhân có thẩm quyền trong tổ chức, chữ ký số được dùng để ký các báo cáo, đề xuất, quyết định nội bộ, xây dựng môi trường làm việc không giấy tờ.

Bạn có thể tìm hiểu chi tiết các ứng dụng tại bài viết “chữ ký số cá nhân để làm gì”

5. Chi phí đăng ký chữ ký số cá nhân

Chi phí đăng ký chữ ký số cá nhân ngày càng linh hoạt, không chỉ gói gọn trong các gói theo năm. Hiện nay, các nhà cung cấp lớn như VNPT đã đưa ra hai hình thức thanh toán chính để phù hợp với mọi nhu cầu sử dụng: theo lượt ký và theo thời hạn.

5.1. Gói cước theo lượt ký (Pay-as-you-sign) – Dùng bao nhiêu, trả bấy nhiêu

Đây là lựa chọn lý tưởng cho những người có nhu cầu ký không thường xuyên (vài lần một tháng hoặc một quý). Thay vì trả một khoản phí cố định hàng năm, bạn chỉ cần mua một gói với số lượng lượt ký nhất định và sử dụng cho đến khi hết.

Bảng giá tham khảo:

Gói cá nhân:

Ghi chú:

Đối với gói gia hạn PS0

• Số lượt ký được gán với chứng thư số đã được cấp cho khách hàng và chỉ có thể sử dụng trong thời gian chứng thư số có hiệu lực.
• Các gói PS khác (bao gồm gói VNPT SmartCA PS0 và được gán làm thành viên sử dụng chứng thư số VNPT SmartCA Business của Tổ chức/Doanh nghiệp) có thể tiếp tục đăng ký gói hạn với VNPT SmartCA PS0.

Gói doanh nghiệp:

• Cước phí khởi tạo gói dịch vụ: 500.000 VNĐ/khách hàng
• Cước phí duy trì Portal quản trị: 1.000.000 VNĐ/năm/khách hàng
• Cước phí sử dụng dịch vụ theo các gói cước dịch vụ VNPT SmartCA Business

Ghi chú

• Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT.
• Gói dịch vụ VNPT SmartCA Business được gán với 01 khách hàng bằng số giấy phép ĐKKD/MST.
• Gói dịch vụ VNPT SmartCA Business chỉ được sử dụng trong thời gian Portal quản trị gói cước còn hiệu lực, trước khi hết hạn thì sẽ dừng khách hàng thanh toán phí duy trì Portal năm tiếp theo để tiếp tục quản trị và sử dụng gói cước đã đăng ký.
• Trường hợp cá nhân chưa có chữ ký số VNPT SmartCA theo lượt ký có thể đăng ký gói VNPT SmartCA PS và sử dụng lượt ký của gói VNPT SmartCA Business sau khi được Tổ chức - Doanh nghiệp mua gói VNPT SmartCA Business cấp quyền thành viên hoặc ứng dụng ký cho phép.

5.2. Gói cước theo thời hạn (Subscription)

Đây là mô hình truyền thống, phù hợp cho những cá nhân hoặc người có chức danh (quản lý, trưởng phòng...) cần ký số thường xuyên. Bạn sẽ trả một khoản phí cố định cho một khoảng thời gian sử dụng nhất định.

Bảng giá tham khảo:

Gói cá nhân cơ bản

• Tốc độ ký: 01 lượt ký/giây
• Lượt ký tối đa trong 24h: 500 lượt ký
• Bảng giá đã bao gồm thuế GTGT

Gói cá nhân nâng cao

• Tốc độ ký: 20 lượt ký/giây
• Lượt ký tối đa trong 24h: 10.000 lượt ký
• Bảng giá đã bao gồm thuế GTGT

Gói doanh nghiệp cơ bản

(Bảng giá đã bao gồm thuế GTGT)

Gói doanh nghiệp nâng cao

(Bảng giá đã bao gồm thuế GTGT)

Bạn có thể tham khảo thêm các gói giá khác Tại đây.

6. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số cá nhân

Quy trình đăng ký chữ ký số cá nhân ngày nay đã được đơn giản hóa tối đa, chuyển từ các thủ tục giấy tờ sang các thao tác trực tuyến ngay trên điện thoại. Dưới đây là hai cách đăng ký phổ biến và tiện lợi nhất hiện nay, đặc biệt là với dịch vụ VNPT SmartCA:

6.1. Cách 1: Đăng ký qua ứng dụng VNeID (Khuyến nghị cho Dịch vụ công)

Đây là phương thức nhanh nhất, tiện lợi nhất và được khuyến khích để nhận gói chữ ký số miễn phí 1 năm phục vụ cho các giao dịch hành chính công.

Điều kiện bắt buộc: Bạn phải có tài khoản định danh điện tử VNeID đã được xác thực ở Mức 2.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Cập nhật ứng dụng: Đảm bảo ứng dụng VNeID trên điện thoại của bạn đã được cập nhật lên phiên bản mới nhất.
• Bước 2: Đăng nhập và tìm tính năng: Mở ứng dụng VNeID và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Tại giao diện chính, chọn mục "Dịch vụ khác", sau đó tìm và chọn "Chứng thư chữ ký số".
• Bước 3: Bắt đầu đăng ký: Hệ thống sẽ hiển thị yêu cầu, bạn chọn "Đăng ký chứng thư chữ ký số" và xác thực passcode (mật khẩu) của VNeID.
• Bước 4: Lựa chọn nhà cung cấp VNPT-CA: Trong danh sách các nhà cung cấp, bạn chọn "VNPT SmartCA". Đọc kỹ các điều khoản dịch vụ, đánh dấu vào ô "Tôi đồng ý..." và bấm "Tiếp tục".
• Bước 5: Hoàn tất và Kích hoạt: Hệ thống sẽ tự động chuyển hướng và sử dụng thông tin đã được xác thực từ VNeID để hoàn tất hồ sơ. Bạn chỉ cần làm theo các bước cuối cùng trên màn hình để ký hồ sơ đăng ký và kích hoạt thành công chữ ký số.

Bạn có thể tham khảo chi tiết hướng dẫn Tại đây.

6.2. Cách 2: Đăng ký trực tiếp qua ứng dụng VNPT SmartCA

Phương thức này phù hợp khi bạn cần mua các gói chữ ký số thương mại (để ký hợp đồng, văn bản...) hoặc khi bạn chưa có tài khoản VNeID Mức 2.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Tải ứng dụng: Tải ứng dụng VNPT SmartCA từ App Store (cho iPhone) hoặc Google Play (cho điện thoại Android).
• Bước 2: Bắt đầu đăng ký và Định danh (eKYC): Mở ứng dụng và chọn "Đăng ký". Bạn sẽ được hướng dẫn thực hiện quy trình định danh khách hàng điện tử (eKYC) ngay trên điện thoại, bao gồm:
1. Chụp ảnh hai mặt của Căn cước công dân (CCCD) còn hiệu lực.
2. Chụp ảnh chân dung và quay video ngắn để xác thực khuôn mặt, đảm bảo chính chủ.
• Bước 3: Lựa chọn gói cước: Sau khi eKYC thành công, bạn sẽ được lựa chọn các gói cước trả phí phù hợp với nhu cầu (theo lượt ký hoặc theo thời hạn).
• Bước 4: Kích hoạt và thiết lập bảo mật: Hoàn tất các bước thanh toán (nếu có), hệ thống sẽ kích hoạt tài khoản của bạn. Bước cuối cùng là bạn thiết lập mã PIN và các phương thức bảo mật sinh trắc học (vân tay, FaceID) để sẵn sàng cho việc ký số.

Bạn có thể tham khảo chi tiết hướng dẫn Tại đây.

Nên chọn cách nào?

• Nếu bạn chỉ cần chữ ký số để sử dụng dịch vụ công (quyết toán thuế, xin giấy phép...), hãy ưu tiên Cách 1 để nhận gói miễn phí 1 năm.
• Nếu bạn cần chữ ký số cho công việc, kinh doanh (ký hợp đồng, văn bản...), hãy chọn Cách 2 để đăng ký các gói thương mại phù hợp.

7. Giải đáp các câu hỏi thường gặp về chữ ký số cá nhân

Dưới đây là một số thắc mắc phổ biến về chữ ký số cá nhân:

7.1. Chữ ký số cá nhân có bắt buộc không?

Đối với mọi công dân thì KHÔNG. Tuy nhiên, chữ ký số là yêu cầu BẮT BUỘC nếu bạn muốn thực hiện một số giao dịch quan trọng qua mạng như tự quyết toán thuế TNCN, ký hợp đồng lao động điện tử, hoặc sử dụng các dịch vụ công trực tuyến yêu cầu xác thực cao. Về cơ bản, nó không bắt buộc cho cuộc sống hàng ngày nhưng lại rất cần thiết để tận dụng các tiện ích số.

7.3. Chữ ký số cá nhân và chữ ký số hộ kinh doanh/doanh nghiệp khác nhau thế nào?

Chữ ký số cá nhân gắn với thông tin cá nhân (số CCCD) của bạn. Trong khi đó, chữ ký số hộ kinh doanh/doanh nghiệp gắn với Mã số thuế của tổ chức và dùng cho các giao dịch của tổ chức đó.

7.4. Nên dùng chữ ký số USB Token hay loại ký từ xa?

Đối với người dùng cá nhân cần sự linh hoạt, thường xuyên di chuyển và muốn giải quyết công việc nhanh chóng, chữ ký số từ xa được khuyến khích hơn hẳn vì sự tiện lợi vượt trội. USB Token chỉ phù hợp nếu bạn chủ yếu làm việc tại một máy tính cố định.

8. VNPT SmartCA - Giải pháp ký số từ xa tối ưu cho cá nhân

Thấu hiểu nhu cầu của người dùng cá nhân trong thời đại số, VNPT đã phát triển VNPT SmartCA – dịch vụ chữ ký số từ xa được thiết kế để mang lại sự đơn giản, tiện lợi và an toàn tối đa.

• Ký duyệt mọi lúc, mọi nơi ngay trên điện thoại: Với VNPT SmartCA, bạn không còn phụ thuộc vào chiếc USB Token vật lý. Dù đang ở bất kỳ đâu, bạn vẫn có thể ký hợp đồng, xác nhận giao dịch ngay trên điện thoại di động của mình, giúp giải quyết công việc tức thì.
• Đăng ký và kích hoạt siêu tốc qua VNeID: Tận dụng nền tảng định danh điện tử VNeID, quy trình đăng ký và kích hoạt VNPT SmartCA có thể hoàn tất hoàn toàn trực tuyến chỉ trong 1 phút, không cần giấy tờ phức tạp hay đến điểm giao dịch.
• An tâm tuyệt đối với bảo mật chuẩn châu Âu: VNPT SmartCA tuân thủ tiêu chuẩn an toàn khắt khe nhất của Việt Nam (Bộ TT&TT), tiêu chuẩn eIDAS của châu Âu, "chìa khóa" ký số được bảo vệ trong "két sắt số" HSM đạt chứng chỉ EAL4+, đảm bảo mọi giao dịch của bạn đều được bảo mật trọn vẹn.
• Ưu đãi đặc biệt: Để đồng hành cùng công dân số, VNPT miễn phí hoàn toàn 1 năm sử dụng chữ ký số (gói PS0) trên các Cổng Dịch vụ công, giúp bạn dễ dàng tiếp cận và sử dụng các tiện ích hành chính công trực tuyến.

Khám phá chi tiết tại: https://smartca.vnpt.vn/

Chữ ký số cá nhân không còn là một công cụ xa lạ mà đã trở thành một phần thiết yếu của cuộc sống số, giúp nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo an toàn cho mọi giao dịch trực tuyến. Việc chủ động tìm hiểu và lựa chọn một giải pháp hiện đại như ký số từ xa sẽ giúp bạn tận hưởng trọn vẹn sự tiện lợi và linh hoạt mà công nghệ mang lại.

Để nhận tư vấn chi tiết về lộ trình triển khai giải pháp chữ ký số VNPT SmartCA, vui lòng liên hệ:

• Website: https://smartca.vnpt.vn/
• Hotline: 18001260